n-format ist eine Cloud-basierte Plattform von Krause & Schopp, die unterschiedlichste Maklerabrechnungsformate automatisiert erkennt, standardisiert und in konsistente Datenstrukturen überführt. So erhalten Versicherer eine verlässliche Datengrundlage für die Weiterverarbeitung in ihren Fach- und Bestandssystemen.
Manche Erfolgsgeschichten beginnen nicht mit einer großen Vision, sondern mit einem sehr konkreten Problem. Bei n-format waren es Excel-Tabellen, gescannte PDFs und Maklerabrechnungen in unterschiedlichsten Formaten, die sich kaum zuverlässig automatisiert aufbereiten ließen. Der Kunde investierte einen erheblichen Teil seiner Zeit in die Aufbereitung der Daten, statt sich auf die Kontenklärung zu konzentrieren. Nicht vereinnahmte Außenstände waren daher keine Seltenheit.
15 Jahre später ist daraus eine skalierbare Plattform entstanden. Heute unterstützt n-format acht große Versicherer bei der Aufbereitung und Standardisierung von Maklerabrechnungsdaten. Mehr als 20.000 Konvertierungsaufträge werden jährlich verarbeitet, rund 96 Prozent davon ohne manuelle Nachbearbeitung.
Ein Rückblick auf eine Entwicklung, die zeigt: Technologischer Fortschritt verläuft selten linear. Er entsteht in Etappen, durch konkrete Herausforderungen, technische Weiterentwicklung und enge Zusammenarbeit mit Kunden.
n-format auf einen Blick
- Seit 2011 im Einsatz
- Cloud-basierte Plattform auf AWS
- 8 große Versicherer nutzen n-format
- über 20.000 Aufträge pro Jahr
- rund 96 % der Aufträge vollständig dunkel aufbereitet
- nächstes Ziel: 98 % digitaler Durchlauf
2011: Der Start mit einem konkreten Problem
Die Ausgangslage in den Versicherungsabteilungen war 2011 komplex: Excel-Dateien mit wechselnden Spaltenüberschriften, unterschiedliche Dateiformate je Abrechnung und gescannte PDFs, die sich kaum automatisiert auslesen ließen.
Hinzu kamen manuelle Anpassungen in der Bearbeitung. Spaltenbezeichnungen wurden verändert, Feldreihenfolgen angepasst und individuelle Bearbeitungslogiken genutzt. Daten waren dadurch nicht stabil, nicht standardisiert und häufig abhängig vom jeweiligen Vorgang oder Bearbeitungsschritt.
n-format entstand zunächst als Prototyp für einen einzelnen großen Versicherer. Der Fokus lag auf großen Maklerverbindungen, bei denen bestehende Lösungen und manuelle Prozesse zunehmend an ihre Grenzen stießen.
Maklerabrechnungsdaten sollten zuverlässiger erkannt, standardisiert aufbereitet und in einer einheitlichen Struktur für die Weiterverarbeitung bereitgestellt werden. Gleichzeitig galt es, typische Fehlerquellen und manuelle Nacharbeit deutlich zu reduzieren.
2017/18: Der Durchbruch mit einem eigenen Framework
Der entscheidende Wendepunkt kam mit der Entwicklung eines eigenen Frameworks zur dynamischen Erkennung, Standardisierung und Konvertierung von Datenformaten.
Statt auf starre Regelwerke zu setzen, entschied sich das Team bewusst für Mustererkennung und flexible Transformationslogiken. Dadurch konnten neue Formate schneller integriert und typische Unschärfen in den Daten besser verarbeitet werden, etwa abweichende Spaltennamen, wechselnde Strukturen oder uneinheitliche Dateiaufbauten.
Im Zuge einer Big-Bang-Umstellung eines Nebenbuchs im Jahr 2018 konnte n-format die Daten aus nahezu allen Maklerabrechnungen eines Kunden automatisiert aufbereiten, standardisieren und für die Weiterverarbeitung bereitstellen.
Dieser Meilenstein war mehr als ein technischer Erfolg. Für den Kunden bedeutete er: weniger Aufwand in der Datenaufbereitung, mehr Fokus auf echte Klärfälle und eine stabilere Grundlage für nachgelagerte Prozesse.
2022: Von der Einzellösung zur skalierbaren Plattform
Nach dem erfolgreichen Framework-Rollout stellte sich die nächste Frage: Wie wird aus einem erfolgreichen Kundenprojekt eine Serviceleistung, die sich auf weitere Versicherer übertragen lässt?
Die Antwort war eine frühzeitige Entscheidung für eine Cloud-basierte Architektur auf AWS. Der Betrieb einer eigenen Infrastruktur trat damit in den Hintergrund. Die freiwerdenden Kapazitäten konnten stärker in die Weiterentwicklung der Lösung und in die Betreuung der Kunden fließen.
Damit wurde n-format nicht nur technisch skalierbarer, sondern auch organisatorisch besser anschlussfähig für weitere Versicherer.
Gleichzeitig zeigte sich: Technik allein entscheidet nicht über den Erfolg. Das Onboarding neuer Kunden ist mindestens genauso wichtig. Denn selbst eine sehr hohe technische Abdeckung stößt an Grenzen, wenn Eingangsdaten beim Kunden nicht oder nur teilweise digital vorliegen.
Der tatsächliche Nutzen hängt daher maßgeblich vom Digitalisierungsgrad auf Kundenseite ab. Genau dieser Punkt wird bei jeder neuen Kundenbeziehung von Anfang an mitgedacht.
Auf diesem Weg wuchs n-format von einer Einzellösung für einen Großkunden zu einem stabilen Portfolio mit heute acht großen Versicherern.
Heute: Über 20.000 Konvertierungsaufträge und 96% automatisierte Datenaufbereitung
Durch kontinuierliche Optimierung erreichen wir heute, dass im Durchschnitt über alle Kundenverbindungen 96 % der Aufträge ohne manuelle Nachbearbeitung aufbereitet und bereitgestellt werden können.
Bei mehr als 20.000 Aufträgen pro Jahr entsteht dadurch ein spürbarer Effekt: Fachbereiche können ihre Zeit stärker in echte Klärfälle investieren, statt sich mit der manuellen Aufbereitung von Daten zu beschäftigen. Die verbleibenden rund vier Prozent zeigen zugleich, wo die nächsten Herausforderungen liegen.
Eine der zentralen verbleibenden Herausforderungen sind komplexe Flottenabrechnungen. Gerade bei Fuhrpark-Anlagen sind Formate häufig stark individualisiert. Das erschwert eine vollständig automatisierte Standardisierung und Konvertierung der Eingangsdaten. Hier braucht es weiteren Fortschritt bei Digitalisierung, Standardisierung und Zuordnungsqualität.
Eine weitere Herausforderung liegt darin, gemeinsam mit den Kunden frühzeitig zu klären, welche Formate bei der Einarbeitung zu erwarten sind. Künftig können intelligente Abgabeportale dabei helfen, Formatanforderungen früher sichtbar zu machen und Fehler bereits vor der eigentlichen Verarbeitung zu erkennen. Darüber hinaus würden sie dazu beitragen, Medienbrüche weiter abzubauen und die Voraussetzungen für einen noch höheren Automatisierungsgrad entlang der Prozesskette zu schaffen.
Der Blick nach vorn: 98 Prozent als nächstes Ziel
Das nächste Etappenziel ist klar definiert: 98 Prozent digitaler Durchlauf.
Der Weg dorthin führt über mehr Standardisierung, bessere Datenqualität und eine stärkere Integration der gesamten Prozessstrecke. Der Fokus verschiebt sich zunehmend von der reinen Konvertierung hin zur durchgängigen Verzahnung von Systemen und Datenflüssen entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Ziel ist es, Datenflüsse früher zu strukturieren, Eingangsdaten besser nutzbar zu machen und Prozesse so zu gestalten, dass Automatisierung nicht erst bei der Konvertierung beginnt.
Ein Aspekt bleibt dabei konstant im Blick: regulatorische Anforderungen. Gerade in einer Cloud-Architektur ist es essenziell, bestehende Prüfmechanismen regelmäßig zu hinterfragen und an aktuelle Vorgaben anzupassen.
Fazit:
Nach 15 Jahren zeigt sich: Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht allein in der Technologie.
Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Datenqualität, durchdachten Prozessen und einer engen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit den Kunden. Genau dieses Zusammenspiel hat n-format von einem Prototyp für einen einzelnen Versicherer zu einer skalierbaren Plattform gemacht.
Und genau dieses Zusammenspiel wird auch die nächsten Entwicklungsschritte prägen.
Interesse an n-format?
Sie möchten die Qualität Ihrer Eingangsdaten verbessern, manuelle Aufwände reduzieren oder den Automatisierungsgrad Ihrer Prozesse erhöhen?
Ihr Ansprechpartner ist Johannes Summerer, Product Owner von n-format.
Er begleitet die cloudbasierte Konvertierungslösung seit ihren Anfängen und verantwortet heute ihre strategische Weiterentwicklung. Durch seine langjährige Expertise im Maklerinkasso kennt er sowohl die Herausforderungen im heterogenen Datenumfeld der Maklerabrechnung als auch die Anforderungen nachgelagerter Buchungs- und Klärungsprozesse.
Mit der Kombination aus technischer Produktverantwortung und tiefem Prozessverständnis unterstützt er Versicherer dabei, Datenflüsse transparenter zu gestalten, manuelle Aufwände zu reduzieren und die Grundlage für eine höhere Automatisierung entlang der Prozesskette zu schaffen.
Sprechen Sie uns gerne an.
Häufige Fragen zu n-format
Was ist n-format?
n-format ist eine Cloud-basierte Plattform von Krause & Schopp, die unterschiedlichste Maklerabrechnungsformate automatisiert erkennt, standardisiert und in konsistente Datenstrukturen überführt. So erhalten Versicherer eine verlässliche Datengrundlage für die Weiterverarbeitung in ihren Fach- und Bestandssystemen.
Wie hoch ist die Automatisierungsquote von n-format?
Rund 96 Prozent der Aufträge können automatisiert erkannt, standardisiert und ohne manuelle Nachbearbeitung für die Weiterverarbeitung bereitgestellt werden. Das nächste Etappenziel liegt bei 98 Prozent digitalem Durchlauf.
Wie viele Aufträge verarbeitet n-format pro Jahr?
Für acht große Versicherer standardisiert und konvertiert n-format jährlich die Daten aus mehr als 20.000 Maklerabrechnungsaufträgen und stellt diese für die Weiterverarbeitung bereit.
Auf welcher technischen Basis läuft n-format?
n-format läuft seit 2022 auf einer Cloud-basierten Architektur auf AWS. Die Cloud-Umstellung war ein wichtiger Schritt, um n-format von einer Einzellösung zu einer skalierbaren Serviceleistung für mehrere Versicherer weiterzuentwickeln.
Welche Herausforderungen bestehen aktuell noch?
Eine wesentliche verbleibende Herausforderung sind komplexe Flottenabrechnungen, deren Formate häufig stark individualisiert sind. Zusätzlich arbeitet n-format an Ansätzen wie intelligenten Abgabeportalen, um Formatanforderungen frühzeitig mit Kunden abzustimmen und Fehlerquellen früher zu erkennen.
Seit wann gibt es n-format?
n-format entstand 2011 als Prototyp für einen großen Versicherer und wird seitdem kontinuierlich weiterentwickelt.