Projektmanagement in Versicherungen - auf der Suche nach dem Masterplan

Der Masterplan für die Umsetzung interner IT-Projekte

IT-Projekte haben einen immer größer werdenden Einfluss auf sämtliche Arbeitsabläufe im Unternehmen. Daher obliegt die Planung, Koordination und Durchführung solch komplexer Vorhaben meist erfahrenen und kompetenten Projektmanagern.

Trotzdem zeigt die Projektmanagement-Praxis, dass viele interne IT-Projekte das Budget reißen oder weitaus länger dauern als ursprünglich gedacht. Forrester Research kommt in einer Studie sogar zu der Erkenntnis, dass gerade einmal 40 Prozent aller internen IT-Projekte im Plan fertiggestellt werden.

Da drängt sich die Frage auf:
Was ist mit den anderen 60 Prozent?

Diese Faktoren entscheiden über den Erfolg Ihres internen IT-Projets

Die Projekt-Akteure suchen häufig lieber den oder die Schuldigen als sich um die Zufriedenheit ihrer Auftraggeber zu kümmern. Dabei wäre es ja spannend herauszufinden, warum die Planung oft ins Wanken gerät. Bringen uns immer die gleichen Stolpersteine zu Fall? Oder gibt es gar den Masterplan, der unser Projekt zum Erfolg führen kann?

Eins nehme ich gleich vorweg: den Masterplan gibt es nicht. Aber es gibt "Knackpunkte", die aus meiner Erfahrung in den meisten Fällen über den Erfolg oder Misserfolg eines komplexen Projekts entscheiden.

1. Definieren Sie den Projektauftrag so präzise es geht. Er ist das Fundament Ihres Erfolgs

Eine klare, abgestimmte und schriftlich festgehaltene Projektdefinition ist die Grundlage für jedes Projekt. Investieren Sie daher besonders viel Zeit in die Erstellung des Projektauftrages. Formulieren Sie die Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert (SMART). Und definieren Sie auch die sogenannten Nicht-Ziele, mit denen Sie klar abgrenzen können, was in genau in Ihrem Aufgabenbereich liegt und was nicht.

2. Die Vorstudie - ein „Muss“

Aus Zeitgründen wird häufig auf eine detaillierte Vorstudie verzichtet. Haben Sie in diesem Fall den Mut, das Projekt abzulehnen. Nur wenn Sie vor dem Start des Projektes die Möglichkeit haben, sich ausgiebig mit der Thematik zu beschäftigen, können mögliche kritische Punkte – die eine Zielerreichung maßgeblich beeinflussen – frühzeitig erkannt werden. Überraschungen wird es auch mit der Vorstudie noch genügend geben.

3. Scheren Sie nicht alles über einen Kamm

Die Versicherungswelt ist so unterschiedlich wie Tag und Nacht. Während Krankenversicherungen sich größtenteils mit Leistungsprozessen herumschlagen, liegt das Hauptaugenmerk bei Lebensversicherungen eher im Vertragsgeschäft. Aus diesem Grund führt ein einheitliches Projektvorgehen nicht zwingend zum gleichen Erfolg. Unterschiedlich aufgebaute Bestandssysteme, verschiedenartige Vertriebswege, aber auch neue Produkte müssen den jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden.

Akzeptieren Sie keine unrealistische Zeitangaben

4. Legen Sie bei unrealistischen Zeitvorgaben ein Veto 

Auftraggeber eines Projektes verfolgen nur ein Ziel: Sie wollen möglichst schnell Erfolge sehen. Dies geht häufig mit einem eng getakteten Zeitplan einher. Doch genau an dieser Stelle müssen Sie bereits Ihr Veto einlegen. Versuchen Sie nicht das Unmögliche, sondern haben Sie den Mut realistisch zu planen mit ausreichend Puffern. Aber was genau heißt realistisch? Wann reicht ein Puffer aus? Das führt uns gleich zum nächsten Punkt:

5. Planen Sie intelligente Puffer ein

Wieviel Puffer Sie brauchen, ist sicher von Projekt zu Projekt unterschiedlich zu beurteilen. In der Regel werden Feiertage, Urlaube und krankheitsbedingte Ausfälle der Mitarbeiter als die wesentlichen Gründe für die Einplanung von Puffern aufgefasst. Bei der Kalkulation des Puffers wird oft auch berücksichtigt, dass Ihre Projekt-Mitarbeiter noch in andere Projekte involviert sind und ihr Tagesgeschäft bewältigen müssen.

Daher planen Sie generell für ein Arbeitspaket lieber ein oder zwei Wochen mehr ein. Denn nichts ist aufwendiger als Replanung. Zusätzlich sind Sie auch meist an gewisse Test- und Einführungszyklen gebunden, die eine Neuplanung erheblich beeinträchtigen.

Aber die Kernfrage, die es bei der Zeitplanung zu beantworten gilt lautet

Der Supergau - Ihr Keyprojektmitarbeiter fällt aus

6. Was tun wenn ein Keyplayer ausfällt?

Sie haben an alles gedacht, alles geplant – und nun fällt einer Ihrer wichtigsten Projektmitarbeiter ganz aus. aus. Der Worst Case ist eingetreten. Da nützt auch der größte Puffer nichts. Denn Ihre Keyplayer sind die Säulen Ihres Projekterfolgs. Auch wenn Ihnen keiner wünscht, dass der Super-Gau eintritt: Bereiten Sie sich mit einem geeigneten Risikomanagement darauf vor.

 

Binden Sie die Stakeholder fruehzeitig mit ein

7. Schenken Sie Ihren Stakeholdern besondere Aufmerksamkeit

Die Stakeholder des Projektes verdienen besondere Aufmerksamkeit. Dabei spielt es keine Rolle, um welchen Stakeholder es sich konkret handelt. Verdeutlichen Sie von Beginn an die Wichtigkeit Ihres Vorhabens. Zeigen Sie jedem Mitarbeiter, welchen konkreten Beitrag er oder sie zum Erreichen der Projektziele leisten kann und weshalb er oder sie unverzichtbar für den erfolgreichen Abschluss des Projektes ist. Und noch ein Tipp. Jeder Mitarbeiter hat eine Einführung in Ihr Projekt verdient. Suchen Sie die Gespräche frühzeitig. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter an die Hand und vermitteln Sie ihnen das Gefühl, von Beginn an Teil des Projektteams zu sein.

8. Denken Sie an die Anwender

Anwender gehören zu den Interessengruppen, die augenscheinlich wenig mit Ihrem Vorhaben in Verbindung stehen. Sie werden häufig während der Projektphasen vernachlässigt. Dabei sind sie diejenigen Personen, die sich tagtäglich mit der neuen Anwendung auseinandersetzen müssen. Machen Sie Ihre Arbeit auch gegenüber den Anwendern transparent und schaffen Sie Akzeptanz für Ihr Projekt. 

Ressourcen sichern

9. Ressourcen sichern: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst

Natürlich wollen Sie in Ihrem Projekt nur die „besten Leute“ haben. Aber wie bekommen Sie die? Viele Unternehmen arbeiten bei der Ressourcenplanung mit sogenannten Staffing- bzw. Anforderungsphasen, die einen festen End-Termin haben.

Hierbei handelt es sich meist um immer wiederkehrende Zyklen. Dennoch kommt der Start einer solchen Phase meist unerwartet, da andere kritische Punkte sich in den Vordergrund drängen. Genau solche Situationen gilt es zu vermeiden. Tragen Sie sich die Starttermine der Anforderungsphasen und ggf. vorgelagerte Reminder in Ihren Kalender ein und bereiten Sie sich somit frühzeitig darauf vor. Seien Sie der erste der „zuschlägt“, wenn der Kampf um die Besten beginnt. Ganz nach dem Motto: „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.

10.   Alles beginnt mit fachlichen Anforderungen

Nachdem die Planung abgeschlossen ist, gilt es genau zu definieren, was umgesetzt werden soll. Die einzelnen Inhalte des Projektes müssen detailliert beschrieben werden. Hier spricht man häufig von „fachlichen Anforderungen“, die letzten Endes implementiert werden sollen. Nummerieren Sie jede einzelne fachliche Anforderung. Bilden Sie im Anschluss daran sinnvolle Cluster und erstellen Sie bereits jetzt die möglichen Testfälle. In dieser Phase stecken Sie so tief in der Thematik, wie zu keinem anderen Zeitpunkt im Verlauf Ihres Projektes. Wenn Sie diese Regeln einhalten, werden Sie spätestens in der Testphase merken, dass Sie sich einen erheblichen Aufwand eingespart haben. Und noch ein Vorteil bietet diese Methode: Sie laufen nicht in Gefahr einen wichtigen Testfall zu vergessen.

 

Arbeitspakete im Projektmanagement

11.   Arbeitspakete, Arbeitspakete und nochmals Arbeitspakete

Unzählige Workshops sind durchlaufen, doch ein Erfolg ist immer noch nicht in Sicht? Jetzt heißt es durchhalten! Strukturieren Sie Ihre Workshopreihen. Setzen Sie sich klare Ziele für jeden einzelnen Workshop. Protokollieren Sie die wichtigsten Erkenntnisse und formen Sie daraus klar verständliche, realistische Arbeitspakte für jeden Mitarbeiter. Diese dienen als Grundlage für Folgeworkshops. Arbeitspakte sind die stützenden Pfeiler eines jeden Projektes - hiermit fallen und steigen die Erfolgsaussichten eines Projektes. Dabei ist es besonders wichtig, dass jedem Arbeitspaket ein Arbeitspaketverantwortlicher zugewiesen wird und der Fertigstellungszeitpunkt genau terminiert ist.

Fruehzeitig eskalieren

12.   Eskalieren Sie frühzeitig 

Was tun, wenn Sie erkennen, dass mögliche Probleme zu einer Verzögerung im Projekt führen können? Viele Führungskräfte, vom Gruppenleiter, über den Abteilungsleiter bis hin zum Bereichsleiter möchten ungern dem Projektauftraggeber verkünden, dass sein Projekt in Schieflage gerät. Aus diesem Grund werden oftmals die weniger guten Neuigkeiten so lange geheim gehalten, bis es dann zu spät ist - das Projekt flaggt rot! Dies lässt sich jedoch ganz einfach vermeiden. Sobald Sie merken, dass Ihr Projekt vom Kurs abkommt, gehen Sie auf den Auftraggeber zu und sprechen Sie mit Ihm. Er wird Ihnen schon nicht den Kopf abreißen. Letzten Endes sollte er sogar stolz auf Sie sein, dass Sie Mut bewiesen haben und größeren Problemen frühzeitig entgegensteuern.

13.   Soziale Kompetenz? Bitte mehr davon!

Allen fachlichen Anforderungen zum Trotz scheitern die meisten Projekte an zwischenmenschlichen Konflikten. Und die lassen sich am besten mit sozialer Kompetenz lösen. Gehen Sie auf die konkreten Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter ein? Sind Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden? Können sie möglicherweise an anderer Stelle sinnvoller und effizierter eingesetzt werden? Und fühlen sie sich im Team gewertschätzt? Wer sein Team authentisch, offen und wertschätzend führt, hat große Chancen, sein Projekt auch unter widrigen Bedingungen zum Erfolg zu bringen.

Projekterfahrung sichern

14.   Erfahrungssicherung – Lessons Learned

Stimmt, da war doch noch etwas. Man hat ja bekanntlich immer nur die eigene Brille auf. Erfahrungsaustauch und vor allem Erfahrungssicherung sind in der Praxis häufig leider Fremdwörter. Die Gründe hierfür sind unterschiedlicher Natur, bspw. fehlt es dem einen an Zeit, da er bereits für anderen Aufgaben eingeplant ist, dem anderen mangelt es schlichtweg am Bewusstsein. Ich rate Ihnen, nehmen Sie sich die Zeit! Und noch wichtiger: sorgen Sie dafür, dass die Erkenntnisse und Informationen für jedermann zugänglich sind und schaffen Sie damit eine Informationsbasis für zukünftige Projekte.

Kennen Sie weitere Knackpunkte, die hier nicht fehlen sollten? Dann würde ich mich über Ihren Anruf oder Ihre Mail freuen.