Agiles Projektmanagement - Top oder Flop?

Agiles Projektmanagement - Top oder Flop?

 

Ziel eines jeden Projektes ist es, eine Veränderung herbeizuführen. Doch wie gelingt eine solche Veränderung? Oder anders ausgedrückt: Wie kann ich als Projektverantwortlicher gewährleisten, dass die gewünschte Veränderung unter den gegebenen Rahmenbedingungen optimal erreicht wird? Für das richtige Vorgehen stellt uns die Literatur eine ganze Palette an bereits etablierten Vorgehensweisen und Modellen im Projektmanagement zur Verfügung.

Doch haben Sie sich als Projektverantwortlicher einmal Gedanken darüber gemacht, ob das was Sie tun auch zeitgemäß, effizient und vor allem erfolgsversprechend ist? Dass Sie sich ggf. an den einst gelernten "Spielregeln" festklammern und wenig Initiative für neue Herangehensweisen zeigen? Oder sind Ihre Vorgehensweisen gar zu starr und unflexibel, um auch in komplexen IT-Projekten den gewünschten Erfolg erzielen zu können?

In meinem Beitrag über Projektmanagement in Versicherungen hatte ich bereits über eine Studie berichtet, nach der lediglich 40 Prozent aller internen IT-Projekte terminlich und funktionell im Plan fertiggestellt werden. In diesem Zusammenhang wurden "Knackpunkte" vorgestellt, die die Erfolgsaussichten Ihres Projektes erheblich verbessern können.

Auf der Suche nach weiteren Optimierungsansätzen, die die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projektes signifikant verbessern, bin ich auf das heiß diskutierte Thema "agiles Projektmanagement" gestoßen. Was genau ist darunter zu verstehen? Sollten diese Ansätze auch im Alltag eines Projektmanagers Berücksichtigung finden? Schlummern hier gar große Potenziale oder ist es doch nur ein kurzlebiger Hype, der in wenigen Jahren wieder in Vergessenheit geraten sein wird?

Ist die Ära des klassischen Projektmanagements vorbei?

Schaut man auf die Welt von heute mit ihrem ständig wachsenden Bedarf an Innovationen und immer kürzeren Lebenszyklen, stellt sich irgendwann automatisch die Frage: Ist die Ära des traditionellen und systematischen Projektmanagements im IT-Versicherungsbereich vielleicht auch bald vorbei? Sind die alt bewährten Vorgehensweisen gar längst überholt?

Ich denke diese Frage lässt sich (derzeit) nicht mit einem klaren Ja oder Nein beantworten. Fest steht jedoch: Viele Projekte scheitern. Die anfangs definierten Ziele werden trotz ausgefeilter Methoden und Werkzeuge nicht erreicht. Es wird viel geplant und dokumentiert, aber kaum etwas erreicht. Aufgrund des kontinuierlichen Innovations- und Kostenoptimierungsdrucks, dem die Unternehmen heutzutage unterworfen sind, hat ein Scheitern meist fatale Folgen für die Projektverantwortlichen – geplante Budgets sind verbraucht, ohne ein verwertbares Ergebnis.

Für diese Fälle ist es bereits jetzt an der Zeit neue Wege einzuschlagen. Daher muss dringend nach Alternativen gesucht werden, um genau diesen Situation entgegenwirken zu können.

Zeit für neue Wege im Projektmanagement!

Doch was genau sind diese "neuen" Wege? Unterhält man sich mit Experten auf dem Gebiet des Projektmanagements wird man nicht allzu selten mit dem Begriff des "agilen Projektmanagements" konfrontiert. Doch was ist darunter zu verstehen?

Kerngedanke des agilen Projektmanagements ist eine adaptive Planung und schnelle Koordination im Team, statt ausführlicher und umfangreicher Planung zu Projektbeginn. So werden umfassende Planungen – wie sie bei klassischen Vorgehensmodellen zu finden sind – häufig verworfen, da diese auf Analysen und Annahmen beruhen, die zum Zeitpunkt der Realisierung als nicht mehr aktuell zu betrachten sind.

Agiles Projektmanagement: in kleinen Schritten zum Ziel

Dabei zeichnet sich das agile Projektmanagement insbesondere durch starke Kommunikation und die ständige Einbindung aller Stakeholder aus. Projekte werden demnach nicht als Großvorhaben betrachtet. Der Weg zur Lösung besteht viel mehr aus vielen kleinen Schritten. Erst wenn ein "Paket" abgeschlossen und durch alle Stakeholder abgesegnet ist, stellt sich das Projektteam einer neuen Herausforderung. Das Projektmanagement wird hierdurch deutlich schlanker. So werden umfangreiche Planungen – die im Laufe der Zeit sowieso mehrfach neu erstellt werden müssen – vermieden und stattdessen werden einzelne Arbeitspakete betrachtet. Doch auch bei den agilen Ansätzen ist es besonders wichtig, dass sie von allen Beteiligten gelebt und gestützt werden.

Besonders wenn noch keine Einigung über das konkrete Projektergebnis vorliegt, erscheinen mir agile Methoden als besonders sinnvoll. Klassische Modelle dagegen pochen mit unnachgiebiger Beharrlichkeit darauf, die einst erstellten Planungen im Projektalltag einzuhalten. Dies führt mitunter soweit, dass die Qualität der Ergebnisse darunter leidet. In der Praxis und insbesondere in der IT-Welt werden einem die Grenzen des agilen Vorgehens jedoch schnell aufgezeigt. Besonders in großen Firmen ist man an bestimmte Releases gebunden, die den Einsatz von agilen Ansätzen erheblich erschweren.

Ich denke es ist an der Zeit umzudenken. Es sollte nicht länger darum gehen, mit aller Gewalt mehr und mehr Projekte durchzuführen, sondern sich auf die Projekte mit dem größten Mehrwert zu konzentrieren und diese mit bestmöglicher Qualität abzuschließen.

Nicht jede Aufgabe kann mit agilem Projektmanagement gelöst werden

Doch wann und wo setze ich agile Methoden am sinnvollsten ein? Pauschal lässt sich diese Frage sicherlich nicht beantworten. Wir können jedoch festhalten: Je komplexer ein Vorhaben, desto eher eignen sich agile Projektmanagement-Methoden. Die Massenproduktion eines Serienproduktes ist demnach eher ungeeignet für ein agiles Vorgehen. Vielmehr sollte dieser Weg dann eingeschlagen werden, wenn wir vor komplexen / unbekannten Situationen stehen und der Lösungsweg noch allen Beteiligten (völlig) unklar ist. Die Entwicklung einer neuen Software wäre an dieser Stelle als Paradebeispiel zu nennen.

Bei klassischen Projekten unterzeichnet der Auftraggeber den mit ihm abgestimmten Scope des Projektes. Mögliche Änderungen, die sich im Laufe des Projektes ergeben, können nur über Change Requests für zusätzliches Geld "gekauft" werden. Im agilen Projektmanagement hingegen, werden überschaubare Umsetzungsinhalte vereinbart und erst im Anschluss daran wird spezifiziert, was der Auftraggeber im weiteren Verlauf wünscht. Das macht uns als Projektverantwortliche weitaus flexibler gegenüber Änderungen.

Lange Projektlaufzeit im Projektmanagement und Pausen als Erfolgskiller

Die Erfahrung hat gezeigt, dass durch die starre Einhaltung von Phasen nicht immer der gewünschte Erfolg herbeigeführt wird. Häufig sind auch die beteiligten Personen nicht nur zeitlich zu eng getaktet, sondern auch räumlich zu weit entfernt, um am wirklichen Geschehen teilzuhaben. Ein weiterer Nachteil ist in den langen Projektphasen zu sehen. Gehen wir mal davon aus, dass wir die Einführung einer neu entwickelten Software über ein komplettes Jahr aufplanen. Die fachlichen Anforderungen werden zu Beginn beschrieben, doch zur tatsächlichen Umsetzung kommt es erst Monate später. Wer garantiert, dass zu diesem Zeitpunkt noch die elementaren Ansprechpartner verfügbar sind? Sind vielleicht wichtige und vor allem kritische Punkte bereits in Vergessenheit geraten? Ich denke, dass diese – ich würde sie als gefährliche "Distanzzeit" bezeichnen – zu erheblichen Folgen im weiteren Projektverlauf führen kann.

Agiles Projektmanagement: Quo vadis?

Agiles Projektmanagement ist sicherlich kein Allheilmittel, hat aber in den vergangenen Jahren insbesondere bei der Softwareentwicklung an Bedeutung gewonnen und lässt mich gespannt in die Zukunft blicken, auf das was da noch kommen mag.

Um einen  kurzlebigen Hype handelt es sich beim agilen Projektmanagement auf jeden Fall nicht. Gerade aufgrund der immer komplexeren Projektstrukturen und der kurzen Lebenszyklen von Produkten erscheinen mir die bekannten Vorgehensweisen als nicht mehr zielführend. Wenn traditionelle Projektmanagementmethoden versagen, seien Sie mutig und offen für Neues. Probieren Sie agile Vorgehensmodelle wie "Scrum", "Extreme Programming"  oder "Kanban" einfach mal aus! Es wäre jedoch falsch zu behaupten, dass die bekannten Modelle zukünftig gar nicht mehr zum Einsatz kommen. Vielmehr sollte situativ entschieden werden, welche Vorgehensmodelle am ehesten den gewünschten Erfolg herbeiführen. Und genau an dieser Stelle ist der Projektmanager gefragt.

Letzten Endes ist die Wahl der richtigen Projektmanagementmethoden stets auf die situativen Bedürfnisse und Gegebenheiten anzupassen. In meiner persönlichen Idealvorstellung leben die klassischen Ansätze in einer Art Symbiose mit den agilen Methoden, zum gegenseitigen Nutzen und zur Kompensation von Schwachstellen. Wie heißt es so schön: "die Mischung machts".

Ein Beispiel aus unserer täglichen SAP-Praxis

Und genau auf diese ausgewogene Mischung aus agilem Vorgehen und klassischen Methoden kommt es auch in unseren Projekten an.

In unseren umfangreichen und komplexen Projekten im Zahlungsverkehr haben wir bereits gute Erfahrungen mit einem Methodenmix gemacht. Natürlich sind der Projektumfang und dessen Ziele akribisch in einem Projektauftrag dokumentiert. Doch anschließend nehmen wir uns gemeinsam mit unseren Auftraggebern die Freiheit, den Umsetzungsprozess zu adaptieren.

Dazu gehört die Integration von agilen Ansätzen und Vorgehen in das klassische Projektmanagement. Um hier lange Konzeptionsphasen und erst die späte Realisierung im SAP System zu vermeiden, schlagen wir eine an zusammenhängenden Prozessen orientierte Vorgehensweise vor. Dabei könnte ein Prozess wie die Abrechnungseinarbeitung und deren Buchung im Agenturinkasso agil konzipiert, realisiert und vom Fachbereich getestet werden.

Dabei kämen an Stelle einer z. B. vier-bis fünfmonatigen Konzeptionsphase dann eher die folgenden sehr kurzen Schritte in Betracht:

Klassisches vs. agilen Vorgehen

Aus dem Bild lassen sich leicht die folgenden Vorteile ableiten:

  • Der Fachbereich sieht schneller Ergebnisse am System.
  • Bei Missverständnissen kann frühzeitig eingegriffen werden und ein Redesign oder Korrektur erfolgen.
  • Die Weiterkonzeption auf einer Fehlinterpretation der Konzepte mit anschließenden wachsenden Folgekosten wird vermieden.

Gerade bei einer Standardsoftware wie SAP, bei dem das Unternehmen bereits eine funktionierende "Basis" einkauft, bietet sich dieser Ansatz an, um die Umsetzung zu beschleunigen und die Motivation im Projektteam aufrecht zu erhalten.

Als Fazit kann ich Ihnen gerade bei Einführungen von Standardsoftware die Ergänzung des klassischen Projektmanagements um agile Methoden und die schrittweise Integration in ihren Baukasten des IT-Projektmanagements nur empfehlen. Sie sparen Zeit, Kosten und sicherlich Diskussionen um kostenträchtige Change Requests.